FGF - Whistleblowerordning november 2023.pdf
FARUM GYMNASTIKFORENING WHISTLEBLOWERPOLITIK
1. Indledning og formål
1.1 Farum Gymnastikforening whistleblowerordning har til formål at sikre, at en whistleblower kan
indberette overtrædelser eller potentielle overtrædelser omfattet af lov om beskyttelse af whistleblowere,
som har tilknytning til Farum Gymnastikforening) på en fortrolig måde uden frygt for negative konsekvenser.
2. Hvem behandler indberetninger?
2.1 Indberetninger til Farum Gymnastikforening whistleblowerordning behandles af Farum
Gymnastikforenings whistleblowerenhed.
Denne er sammensat af:
• Jeanette Frost Ebstrup
• Claus G. Sørensen
2.2 Der henvises i øvrigt til punkt 7, hvor de enkelte led i forbindelse med en indberetning behandles.
3. Hvad kan indberettes via ordningen?
3.1. Farum Gymnastikforening whistleblowerordning kan anvendes til indberetning af oplysninger om:
1) Alvorlige lovovertrædelser eller øvrige alvorlige forhold, såsom:
Overtrædelse af eventuel tavshedspligt - Misbrug af økonomiske midler - Tyveri - Svig - Underslæb -
Bedrageri - Bestikkelse - Brud på arbejdssikkerheden - Enhver form for sexchikane - Grov chikane, f.eks.
mobning, vold og chikane på grund af race, politisk eller religiøst tilhørsforhold, - Bevidst vildledning, -
Overtrædelse af skattelovgivning, - Alvorlig brud på IT-sikkerhed. Desuden: krænkende adfærd eller seksuelt
misbrug af børn eller medlemmer i Farum Gymnastikforening
2) Overtrædelser af EU-retten, som er omfattet af anvendelsesområdet for whistleblowerdirektivet, dvs.:
Hvidvask - Produktsikkerhed- og overensstemmelse - Miljøbeskyttelse - Folkesundhed -
Forbrugerbeskyttelse - Beskyttelse af privatlivets fred og personoplysninger - Netværks- og
informationssystemers sikkerhed.
3.2 Der kan indberettes om enhver oplysning, herunder rimelig mistanke, om faktiske eller potentielle
overtrædelser eller alvorlige forhold, der er defineret i punkt 3.1, som har fundet sted eller med stor
sandsynlighed vil finde sted hos Farum Gymnastikforening og om forsøg på at skjule sådanne overtrædelser.
3.3 Andre forhold, som f.eks. utilfredshed med lønforhold, samarbejdsvanskeligheder, utilfredshed over ikke
at blive benyttet som frivillig, eller personalerelaterede konflikter på arbejdspladsen kan ikke indberettes i
whistleblowerordningen. Sådanne oplysninger kan i stedet indgives via de sædvanlige kommunikationsveje.
3.4 Hvis betingelserne i øvrigt er opfyldt, kan der indberettes via Datatilsynets eksterne
whistleblowerordning, som kan tilgås her: https://whistleblower.dk/indberet
Der skal kun indberettes her omkring alvorlige overtrædelser som omhandler EU retten.
Side 1 af 4
4. Hvem kan benytte ordningen?
4.1 Følgende persongrupper kan anvende Farum Gymnastikforening whistleblowerordning:
• Ansatte og tidligere ansatte
• Foreningens medlemmer
• Frivillige ulønnede ledere (bestyrelsesmedlemmer, udvalgsmedlemmer, trænere og andre frivillige)
• Samarbejdsrelationer med bestående relationer
4.2 Personer, der ikke er omfattet af personkredsen, kan ikke indberette via whistleblowerordningen.
I stedet kan disse personer indberette via de sædvanlige kommunikationsveje.
5. Indberetningens indhold - beskrivelsen af det som indberettes
5.1 Når whistleblowerenheden skal undersøge det indberettede, er det vigtigt, at det indberettede belyses
bedst muligt af whistlebloweren. Er indberetningen uspecificeret, eller indeholder den udelukkende meget
brede beskyldninger, som ikke er præciseret, er det ikke muligt for whistleblowerenheden at foretage en
nærmere undersøgelse af indberetningen.
5.2 Whistlebloweren bør derfor eksempelvis oplyse følgende:
En beskrivelse af forholdet, - hvem er den/de involverede, - er ledelsen bekendt med forholdet, - er der
dokumentation for påstanden, - er andre bekendt med mistanken om forholdet, - kan der findes yderligere
oplysninger om forholdet, - hvor lang tid har forholdet stået på.
6. Hvor kan der indberettes?
6.1 Der kan indberettes fortroligt med angivelse af navn og kontaktoplysninger til foreningens
whistleblowerordning på mail: whistleblower@fgf.dk
6.2 Whistleblowerens identitet er beskyttet i medfør af whistleblowerloven. Indberetninger bliver ikke
offentliggjort, og tredjemand kan ikke kræve indsigt i oplysningerne. Den, som indberetningen handler om
eller har givet anledning til indberetningen, har ikke krav på at få whistleblowerens identitet at vide eller
oplysninger, der kan benyttes til at identificere whistlebloweren.
Side 2 af 4
7. Whistleblowerenhedens behandling af indberetninger
7.1 Farum Gymnastikforening whistleblowerenhed modtager indberetningen. Herefter foretager den en
undersøgelse af, hvorvidt indberetningen er omfattet af ordningens anvendelsesområde. I forbindelse med
modtagelsen af indberetningen vil whistleblowerenheden bekræfte modtagelsen inden for syv dage.
7.2 Herefter bliver indberetningen undersøgt nærmere. Det indebærer, afhængigt af indberetningens
indhold og karakter, at der vil ske indhentelse af yderligere nødvendige oplysninger.
7.3 Whistleblowerenheden kan afvise indberetningen, hvis den falder uden for ordningens
anvendelsesområde. Whistlebloweren, der har indberettet sagen, skal have besked herom.
7.4 Whistleblowerenheden vil inden for tre måneder fra bekræftelsen på modtagelsen af indberetningen
give feedback til whistlebloweren. Det betyder, at whistleblowerenheden, afhængigt af indberetningens
indhold og karakter, vil oplyse whistlebloweren om, hvilke tiltag der er iværksat eller påtænkes iværksat, og
hvorfor enheden har valgt denne opfølgning.
Eksempler på opfølgning:
• Iværksættelse af en intern undersøgelse i foreningen.
• Orientering af foreningens bestyrelse og evt. administrativ ledelse.
• Anmeldelse til politiet eller relevant tilsynsmyndighed.
• Sagsafslutning grundet manglende eller utilstrækkeligt bevismateriale.
8. Tavshedspligt og behandlingsgrundlag
8.1 Medarbejdere, der er tilknyttet Farum Gymnastikforening whistleblowerenhed, har en særlig
tavshedspligt i forhold til de oplysninger, der indgår i indberetningerne. Tavshedspligten omfatter kun
oplysninger, der indgår i indberetningen. Hvis en indberetning giver anledning til, at der indledes en sag, vil
de øvrige oplysninger, der indsamles i den forbindelse, ikke være omfattet af tavshedspligten.
8.2 Farum Gymnastikforening whistleblowerenhed behandler under alle omstændigheder i videst muligt
omfang indberetninger fortroligt.
8.3 Oplysninger fra en indberetning behandles i overensstemmelse med behandlingsreglerne i
whistleblowerlovens § 22 og i databeskyttelsesforordningen og -loven. Whistleblowerenheden kan efter
whistleblowerlovens § 22 behandle personoplysninger, herunder følsomme oplysninger og oplysninger om
strafbare forhold, hvis det er nødvendigt for at behandle en indberetning, som er modtaget i forbindelse
med den pågældende whistleblowerordning.
8.4 Oplysninger fra en indberetning kan efter omstændighederne videregives, f.eks. med det formål at følge
op på indberetningerne. Whistlebloweren bliver underrettet forud for videregivelse af oplysninger om
whistleblowerens identitet, medmindre det vil bringe en relateret undersøgelse eller retssag i fare. Det vil
f.eks. kunne være tilfældet, hvis en sådan underretning konkret vurderes at ville medføre risiko for, at
beviser vil blive skjult eller ødelagt, at vidner vil blive påvirket, eller hvis der er mistanke om, at
whistlebloweren bevidst har indgivet falsk indberetning.
Side 3 af 4
9. Beskyttelse af whistleblower
9.1 En whistleblower er i medfør af whistleblowerloven beskyttet mod repressalier, herunder trussel om
eller forsøg på repressalier, fordi vedkommende har foretaget indberetning til whistleblowerenheden eller
en ekstern whistleblowerenhed (Datatilsynet). Ved ”repressalier” forstås en ufordelagtig behandling eller
ufordelagtig følge som reaktion på en indberetning. Dette kan eksempelvis være afskedigelse, ophør af
kontrakt med leverandør, ikke tilladt at fungere som frivillig i foreningen.
9.2 Whistlebloweren kan ikke ifalde ansvar for at indberette fortrolige oplysninger, hvis vedkommende har
rimelig grund til at antage (god tro), at oplysningerne i indberetningen er nødvendige for at afsløre en
alvorlig lovovertrædelse eller et alvorlig forhold. Hvis whistlebloweren foretager indberetning i ond tro og
velvidende, at de indberettede oplysninger ikke er korrekte, er whistlebloweren ikke beskyttet mod
repressalier.